Mit Version 2.19 bringt Paperless-ngx ein Update, das nicht nur unter der Haube glänzt, sondern den Arbeitsalltag mit Dokumenten deutlich smarter macht. Neue Funktionen wie verschachtelte Tags und erweiterte Workflow-Filter eröffnen ganz neue Möglichkeiten, um Ordnung und Automatisierung in Einklang zu bringen.
In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die spannendsten Neuerungen vor.
Präzise Automatisierung mit den neuen „Advanced Workflow Filters“
Paperless-ngx wird zunehmend zur Automatisierungszentrale für Dokumente – und mit Version 2.19 wird dieses Konzept noch mächtiger. Die neuen Advanced Workflow Filters erlauben es, deutlich feinere Bedingungen für automatisierte Abläufe zu definieren.
Bisher ließen sich Arbeitsabläufe (Workflows im Englischen) über einfache Kriterien wie „Tag vorhanden“ oder „Dokumententyp“ steuern. Jetzt können Filter mehrere Bedingungen kombinieren, Negationen einbeziehen und komplexere Szenarien abbilden – etwa:
„Wenn Dokument den Tag Rechnung hat und nicht den Tag Privat, dann verschiebe nach /Buchhaltung/Firma.“
Damit lassen sich erstmals wirklich intelligente Routinen bauen, die den individuellen Abläufen eines Unternehmens oder Privathaushalts exakt folgen. Für viele Paperless-Nutzer dürfte das die bisher größte Erweiterung im Automatisierungsbereich sein.
Ordnung mit System: Verschachtelte Tags
Lange gewünscht, jetzt endlich da: Nested Tags, also verschachtelte oder hierarchische Schlagwörter.
Wer viele Dokumente verwaltet, kennt das Problem: Die Tag-Liste wächst, wird unübersichtlich – und irgendwann verliert man den Überblick. Mit der neuen Tag-Hierarchie lassen sich Kategorien jetzt klar strukturieren.
Beispiele:
- „Rechnungen → Privat“ und „Rechnungen → Firma“
- „Versicherung → Auto“, „Versicherung → Hausrat“
- „Behörden → Steuer“, „Behörden → Gesundheit“
So entsteht eine logische Tag-Struktur, die sich intuitiv durchsuchen und filtern lässt – ideal für größere Archive oder Teams mit vielen Dokumentkategorien.
Praktische Verbesserungen für den Alltag
Neben den großen Highlights bringt Paperless-ngx 2.19 zahlreiche Verbesserungen mit, die den Workflow runder und komfortabler machen.
E-Mails smarter versenden
Wer Dokumente direkt aus Paperless-ngx heraus teilt, darf sich freuen: Ab sofort können mehrere Dokumente gleichzeitig per E-Mail verschickt werden. Außerdem verwendet Paperless-ngx nun freundlichere Dateinamen, sodass Anhänge beim Empfänger nicht mehr kryptisch aussehen.
Das spart Zeit – und macht die Kommunikation mit Geschäftspartnern oder Behörden deutlich angenehmer.
Performance-Boost für große Archive
Hinter den Kulissen sorgt ein optimiertes Berechtigungs-Caching dafür, dass Dokumentzählungen und Filterabfragen schneller laufen – vor allem in größeren Umgebungen mit vielen Nutzern oder umfangreichen Archiven.
Verbesserte Mail-Verwaltung
Die Übersicht über bereits verarbeitete eingehende E-Mails wurde überarbeitet, sodass nachvollziehbar ist, welche Nachrichten schon importiert oder verarbeitet wurden. Das macht den Mail-Import zuverlässiger und transparenter.
Kleine, aber feine Extras
Auch abseits der großen Features lohnt sich das Update:
- Neue Langtext-Felder ermöglichen ausführlichere Notizen oder Kommentare.
- Barcode-Split-Workflows wurden verbessert und können nun noch gezielter getriggert werden.
- Zahlreiche UI-Optimierungen und Bugfixes erhöhen Stabilität und Bedienkomfort.
Diese Details mögen klein erscheinen, summieren sich aber zu einem spürbar geschmeidigeren Nutzererlebnis.
Fazit: Paperless-ngx wird erwachsen
Mit Version 2.19 beweist Paperless-ngx erneut, dass Open-Source-Software nicht nur mithalten, sondern in puncto Funktionalität oft vorneweg gehen kann.
Die neuen verschachtelten Tags bringen Struktur, die erweiterten Workflow-Filter eröffnen Automatisierungs-Potenzial auf neuem Niveau – und viele kleine Verbesserungen machen das System rundum effizienter.
Und hier ein Spoiler vorab: Ab Version 3.0 wird Paperless-ngx eine Zuordnung von Tags, Korrespondenten, Benutzerdefinierten Felder und vielen weiteren Felder per LLM oder auch AI erlauben. Wir dürfen also gespannt bleiben.
Wer Paperless-ngx über paperless-hosting.de nutzt, profitiert automatisch von diesen Verbesserungen – ohne Aufwand, aber mit spürbar mehr Komfort.
